病院・クリニックのカルテフォルダー整理方法とおすすめの形状をまとめました

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病院・クリニックのカルテフォルダー整理方法とおすすめの形状をまとめました

病院・クリニックで日常的に使用されているカルテは、患者数が多ければ多いほど保管や整理に困るものです。

  • ・カルテを効率的に整理する方法
  • ・カルテフォルダー用に最適なクリアファイル
  • ・オリジナルのカルテフォルダーを作るときの注意点

ここでは上記3つのポイントを中心に、病院・クリニックのカルテフォルダーの整理方法や形状を紹介します。

カルテフォルダーのおすすめの整理方法

カルテフォルダー
医師法によって、カルテは最低5年間は診療を行った医療機関で保管することが義務付けられています。
電子カルテが普及しつつある一方で、使い慣れた紙のカルテを愛用している医師も少なくないのではないでしょうか。

 

紙のカルテの場合、患者数が増えれば保管するカルテフォルダーの数も多くなります。
同じ形状かつ大量のカルテフォルダーの中から、必要なカルテを見つけるのは難しく、業務に支障をきたすことも少なくありません。

 

患者数が増えてもカルテを見つけやすくするための対策として、カルテフォルダーのおすすめの整理方法を3種類紹介します。

ミドルデジット方式

ミドルデジット方式とは、カラーナンバー見出し紙の色の組み合わせを参考にカルテを整理する方法です。

 

ナンバーラベルと、ミドルデジット方式専用の見出し用紙を使用して、カルテナンバー下2桁目と3桁目が同じ数字のカルテをグループにしていきます。
番号順(1〜999)に並べることで、色の組み合わせと下1桁の数字でカルテの場所が見つかりやすくなっています。

 

たとえば210番台を赤黄、220番台を赤緑の組み合わせでラベルの下2桁目と3桁目部分を色分けするとします。
210番台の保管場所に238番のカルテが誤って収納されていると、赤黄のグループの中に1冊だけ赤緑のラベルの色が紛れる状態のため、一目で間違いが分かる仕組みです。

 

このように、仮に異なるグループのカルテが紛れ込んでも、下2桁目と3桁目の色の組み合わせが違えばすぐに気付けます。
色の組み合わせに規則性を持たせておけば、大量のカルテの中から、番号を参考にある程度の位置に絞り込んで探せるでしょう。

ターミナルデジット方式

ターミナルデジット方式も、ナンバーラベルと見出し用紙を使用し、色の組み合わせで瞬時に見分けられるようにする整理方法のひとつです。

 

ミドルデジット方式とは基準にする場所が異なり、ターミナルデジット方式の場合は下2桁目と下1桁目の色の組み合わせで分けます。
10,000枚を超える膨大な量のカルテでも管理できるうえ、飛び番号がある場合も混乱することがないのがメリットです。

 

たとえばミドルデジット方式は210番の隣に211番のカルテ、その隣に212番のカルテを保管します。

 

一方のターミナルデジットは211番の隣は311番のカルテ、その隣は411番のカルテを保管する方法のため、大量のカルテからでも下2桁目と下1桁目のグループに絞り込んで探せます。

 

再来院の可能性が低い患者のカルテは別の保管場所に移動させたい、使用頻度の多いカルテの保管棚をすっきりさせたい、という場合にも整理しやすく、便利な方法です。

氏名カラー方式

ローマ字化した氏名をカラーコードに割り当てて、整理する方法です。

 

ア〜ワの行を表す色と、母音を表す色を決めておき、患者の氏名をもとに整理していきます。
たとえばア行が赤、母音がア〜オまで順に赤・黄・緑・青・茶と決まっているとしましょう。

 

イトウさんのカルテは頭文字の「イ」を基準に探します。
ア行の「赤」と2番目の母音を表す「黄」の2色が組み合わさった「イ」のグループに保管されているため、場所を絞り込んで探せる仕組みです。

同じようにウエダさんは「赤緑」のグループに、エトウさんは「赤青」のグループに保管されています。

 

このように色の組み合わせでグループの大まかな位置が分かり、さらに見出し用紙にカタカナで氏名も書いておくことで、見つけやすくなります。

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カルテフォルダーにおすすめのクリアファイルの形

カルテフォルダーは患者によっては使用頻度が高くなるため、使い勝手の良さと耐久性が求められます。

ここでは使い勝手を良くしたい方へ、カルテフォルダーにおすすめのクリアファイルの形を紹介します。

名刺ポケット付きファイル

診察時に預かる診察券も、個人情報が書かれた大切なアイテムです。
 
地域によっては同じ苗字の家庭が多く集中している場合もあり、同姓同名の患者と混同してしまうリスクにも注意しなくてはなりません。
 
同姓同名の患者と取り違えることがないよう、診察中はカルテと診察券をセットで管理したいという方におすすめなのが、名刺ポケット付きファイルです。
 
表紙の目立つ場所に名刺サイズのポケットがついており、診察券をさしておけば、どこにあるのか、きちんとファイルとセットにしてあるか一目で分かります。
 
専用ポケットに固定することで、ファイル内で診察券が遊んだり、知らないうちに落としたりする心配がありません。
 
名刺ポケット付きファイルなら、診察終了してから患者に返却するまで、診察券を紛失するおそれもなく患者ごとに保管できます。
 
かさまーとの「クリアファイル名刺ポケット付き」なら、オリジナルデザインで作成できるうえ、ポケットの位置も自由に決められます。
 
業務上使いやすい位置、見やすい位置にポケットを配置すれば、院内スタッフの業務効率にも良い影響が期待できるでしょう。
名刺ポケット付きファイル

名刺ポケット付きクリアファイルの詳細はこちら

見開きダブルポケットクリアファイル

見開きタイプのクリアファイルは、カルテをすっきりと収納できる形状です。
通常のクリアファイルよりも大きく開くため、カルテの出し入れもしやすいうえ、収納したまま見ることもできます。
かさまーとの「クリアファイルダブルポケット」は、印刷範囲を選べるため、使用シーンに合わせたデザインが可能です。
表紙・裏表紙部分は白版で透けにくくしつつ、開いたときの内側(ダブルポケット)部分は半透明の状態というデザインもできます。
白版や絵柄の入れ方次第で、個人情報保護と開いたときの見やすさを両立できるメリットがあります。
見開きダブルポケットクリアファイル

ダブルポケット付きのA4クリアファイルの詳細はこちら

抗菌クリアファイル

医療機関で使用するからこそ、重視したいのが抗菌性の有無です。
たとえば規模の大きな病院の場合、患者にカルテフォルダーを預けて「2階でCTを撮ってから1階の診察室に来てください」など、院内を移動してもらうことがあります。
抗菌クリアファイルなら使用インキ自体に抗菌性があるため、オリジナルデザインにこだわりつつ衛生面にも配慮できます。
かさまーとの「抗菌クリアファイル」は、抗菌性が証明されている「抗菌プラスにおわなインキ」で印刷しており、抗菌性だけではなくインキの臭いも抑えられる優れものです。
SIAA認定マークの表記が認められた商品のため、医療機関にもおすすめです。
使用シーンに合わせて、外面のみ抗菌仕様か、外面・内面すべてが抗菌仕様かを選べます。
実際のご依頼例では、カルテフォルダーに院内のフロアマップを印刷されているお客様も多く、抗菌性とオリジナルデザインのメリットを最大限ご活用いただいています。
抗菌クリアファイル

抗菌クリアファイルの特集はこちら

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オリジナルのカルテフォルダー作成時の注意点

オリジナルデザインでカルテフォルダーを作成すると、フロアマップで利便性を向上させたり、クリニックの雰囲気にマッチしたアイテムで揃えられたりと複数のメリットがあります。
小物でも統一性があればスタッフの意欲アップや病院・クリニックへの帰属意識につながるため、チームワークを重要とする医療機関におすすめです。

 

最後に、オリジナルのカルテフォルダーを作成するときに注意したいポイントを、2つ紹介します。

カルテラックを考慮してサイズを決めましょう

スムーズにカルテを出し入れしたり使用したりするには、カルテフォルダーの形状だけではなく収納場所とのバランスも大切です。

カルテラックの大きさを考慮して、カルテフォルダーのサイズを決めましょう。

 

目安としては、棚サイズがカルテフォルダーの1.5倍程度あるカルテラックなら、スムーズに出し入れできます。

一般的には、A4もしくはB5サイズ適応のカルテフォルダーが使用されています。

 

収納場所の問題でB5サイズを利用しているところも多くありますが、収納するカルテのサイズなど使い勝手の良さを優先するなら、A4サイズが良いでしょう。

長期間の使用に耐えられる素材を選ぼう

カルテフォルダーは出し入れすることが多く、保管期間も長いので素材は重要なポイントです。
耐久性が高く、長期間使用しても破損しにくい素材を選んでください。
よくクリアファイルに使用されることの多い素材PP(ポリプロピレン)なら、耐久性も高く水濡れしても破れないためおすすめです。
薄手タイプもありますが、立てて保管することを考えると通常タイプもしくは厚手タイプを選ぶと安心です。
一方で、最近は環境に優しい素材のクリアファイルを検討している方も少なくないのではないでしょうか。
そんな方には環境に優しいうえ、耐久性など従来の商品と同じ使い方ができる、再生素材を使用した「再生PP(ポリプロピレン)」のカルテフォルダーがおすすめです。
再生プラスチックを主な原料としており、プラスチック特有の耐久性を維持しつつ環境にも配慮できるメリットがあります。
再生ポリプロピレンクリアファイル

再生ポリプロピレンクリアファイルの詳細はこちら

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オリジナル カルテフォルダーの制作なら、かさまーとにお任せください

日常的に使用するカルテフォルダーだからこそ、使い勝手とデザイン性の両方を重視したいものです。
小児科なら、可愛いデザインのカルテフォルダーを使用することで、子どもたちのストレスを軽減できるでしょう。

 

オリジナルのデザインでカルテフォルダーを作りたい方は、かさまーとにお任せください。

 

かさまーとなら一般的なクリアファイルタイプだけではなく、名刺ポケット付き、ダブルポケット、仕切り・インデックス付きなど、用途に合わせた形状でご注文いただけます。

 

専門業者として素材となるシートを大量発注しているため、1枚あたりの価格を抑えつつ、幅広い発注量に短納期で対応可能です。

 

弊社は明治時代に創業してから145年以上の間、印刷のプロとしてさまざまな印刷方法に挑戦し、技術と知識を磨いてきました。
Japan color認証制度取得により、色の再現度を高く評価されているため、クリニックの雰囲気やロゴカラーに合ったカルテフォルダーを作成できます。

 

ウェブサイトに掲載している商品はすべて、「WEB自動見積」にて24時間いつでも見積もりが可能です。
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